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Eine große Packung zu bestellen ist schnell erledigt. Ob sie anschließend gern getrunken wird, zeigt sich erst an der Maschine. Ein kleiner gemeinsamer Vergleich ist deshalb günstiger als mehrere Kilo einer unbekannten Sorte.
Beim vorhandenen Gerät anfangen
Für eine Filtermaschine braucht ihr eine passende Mahlung oder eine separate Mühle. Im Vollautomaten müssen die Bohnen den Vorgaben des Herstellers entsprechen. Stark ölige, karamellisierte oder aromatisierte Bohnen können je nach Gerät ungeeignet sein.
Eine Espressoröstung ist ein möglicher Ausgangspunkt für kurze Getränke und Milchkaffee. Für die große schwarze Tasse lohnt sich auch eine andere Röstung zum Vergleich. Lasst das tatsächliche Getränk entscheiden.
Einen kleinen Geschmackstest organisieren
Wählt wenige Sorten und bereitet sie mit derselben Wasser- und Kaffeemenge zu. Bei einem Vollautomaten können nach einem Bohnenwechsel noch Reste der vorherigen Sorte im Mahlweg liegen. Plant dafür ausreichend Probetassen ein.
Lasst das Team einfach bewerten: zu bitter, zu fruchtig, zu kräftig oder angenehm? Für einen Cappuccino-Test verwendet ihr dieselbe Milchmenge. Sonst wird leicht die Milchrezeptur statt des Kaffees bewertet.
Mit dem wirklichen Verbrauch rechnen
Erfasst für eine normale Arbeitswoche die Zahl der Getränke. Berücksichtigt Homeoffice-Tage und Besucher. Aus Mitarbeitendenzahl und theoretischen Tassen entstehen sonst schnell zu große Vorräte.
Ein Rechenbeispiel: 20 Portionen mit jeweils 8 Gramm Kaffee ergeben 160 Gramm am Tag. Das ist nur ein Beispiel; euer Automat oder Rezept kann anders dosieren. Verwendet für die Bestellung möglichst die gemessenen Verbrauchswerte.
Den Preis pro Portion vergleichen
Bei 20 Euro pro Kilogramm kosten 8 Gramm Bohnen rechnerisch 16 Cent. Dazu kommen gegebenenfalls Milch, Pflegeprodukte, Wasserfilter, Strom und Gerätekosten. Ein günstiger Bohnenpreis allein beschreibt die gesamten Kaffeekosten nicht.
Vergleicht Angebote mit derselben Portionsgröße. Wenn eine teurere Sorte besser angenommen wird und weniger volle Tassen weggeschüttet werden, gehört auch das zur praktischen Bewertung.
Lagerung und Nachbestellung vereinbaren
Öffnet möglichst nur die Packung, die gerade gebraucht wird. Der Rest bleibt trocken, verschlossen und abseits warmer Geräte stehen. Nutzt ältere Bestände zuerst und schreibt auf geöffnete Packungen bei Bedarf das Datum.
Bestimmt eine Person für die Nachbestellung und einen einfachen Meldepunkt, etwa die letzte ungeöffnete Packung. Das spart spontane Großeinkäufe. Die Hinweise zur Lagerung von Bohnen gelten auch für den Bürobestand.
Eine Alternative mitdenken
Nicht jeder möchte Koffein oder Milchkaffee. Je nach Gerät kann eine getrennte Lösung für entkoffeinierten Kaffee sinnvoller sein als dauerndes Wechseln im Bohnenbehälter. Kennzeichnet unterschiedliche Sorten und Milchalternativen eindeutig.
Wenn ihr erst ein Gerät anschaffen möchtet, klärt den Bedarf vorab. Dafür gibt es den Beitrag zum Vollautomaten im kleinen Büro.
