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Fünf Personen im Büro können fünf oder zwanzig Kaffeegetränke am Tag bedeuten. Und wenn alle kurz vor dem Meeting bestellen, zählt ein anderer Ablauf als bei über den Vormittag verteilten Tassen. Beginne deshalb mit einer kleinen Verbrauchsliste, bevor ihr euch durch Gerätedaten arbeitet.
Eine Woche lang den Bedarf notieren
Zählt die Getränke pro Tag und trennt schwarzen Kaffee, Espresso und Milchgetränke. Haltet auch fest, wann mehrere Tassen direkt nacheinander gebraucht werden. Eine einfache Strichliste neben der Maschine genügt.
Rechnet Besucher und Besprechungen mit ein. Ein Tank, der im Alltag reicht, kann an solchen Tagen häufiges Nachfüllen bedeuten. Prüft die vom Hersteller vorgesehenen Tagesmengen und Einsatzbedingungen; ein Haushaltsgerät ist nicht automatisch für jede Büronutzung freigegeben.
Die Kaffeeauswahl vor der Ausstattung klären
Trinkt das Team überwiegend schwarzen Kaffee, sind ein gutes Kaffeerezept und eine verständliche Bedienung wichtiger als viele Milchprogramme. Bei regelmäßigem Cappuccino zählt dagegen, wie leicht sich Milchbehälter, Schläuche und Aufschäumer tatsächlich sauber halten lassen.
Ein Gerät kann im Menü viele Getränke anbieten, ohne dass ihr diese im Alltag nutzt. Schreibt zunächst eure drei wichtigsten Getränke auf. Für die Bohnenwahl hilft der Beitrag Kaffee fürs Büro auswählen.
Reinigung am Gerät vorführen lassen
Lasst euch nicht nur einen Espresso zeigen. Interessanter ist der Ablauf danach: Wie werden Satzbehälter und Tropfschale geleert? Welche Teile müssen täglich gereinigt werden? Wie lange dauert die Milchsystempflege?
Ein Spülprogramm ersetzt nicht jede manuelle Reinigung. Prüft die Pflegeanleitung des konkreten Modells und legt fest, wer den Tagesabschluss übernimmt. Wenn diese Arbeit niemand übernehmen möchte, sollte das bei der Geräteauswahl eine Rolle spielen.
Den Platz mit allen Handgriffen ausmessen
Messt Breite, Tiefe und Höhe des Stellplatzes. Berücksichtigt zusätzlich geöffnete Deckel, einen nach vorn gezogenen Tank und seitlich herausnehmbare Teile. Unter einem Hängeschrank kann ein passendes Gerät beim Bohnen-Nachfüllen trotzdem unpraktisch sein.
Milch braucht einen geeigneten Kühlplatz. Neben der Maschine sollten Tassen, Wasser und Reinigungszubehör erreichbar sein, ohne dass der Durchgang blockiert wird. Plant auch den Weg zum Spülbecken ein.
Kosten über das erste Jahr vergleichen
Zum Kaufpreis kommen Bohnen, Wasseraufbereitung, Pflegeprodukte, gegebenenfalls Milch und Wartung. Vergleicht diese Ausgaben mit derselben angenommenen Getränkemenge. Service und Ersatzteilversorgung gehören ebenfalls in den Vergleich.
Eine sinnvolle Frage an den Anbieter lautet: Welche Arbeiten und Verbrauchsmittel braucht dieses Gerät bei unserem geplanten Tagesverbrauch? Die Antwort ist hilfreicher als ein pauschaler Preis pro Tasse ohne erkennbare Annahmen.
Vor der Entscheidung gemeinsam probieren
Probiert die Getränke, die später wirklich bestellt werden. Schwarzer Kaffee und Cappuccino stellen andere Anforderungen. Achtet auch darauf, ob sich die Tassengröße speichern lässt und ob die Bedienung für neue Kollegen verständlich ist.
Ein ruhiger Einzelbezug zeigt außerdem nicht, wie ihr die Mühle während eines Telefonats empfindet. Beurteilt Lautstärke und Aufstellort zusammen. Für ein Büro mit wenig Platz kann ein kleineres, gut passendes Gerät praktischer sein als ein großes Modell mit ungenutzten Funktionen.
Wenn du eine neue Sorte suchst, hilft dir der Kaffeeberater beim Eingrenzen nach Geschmack und Zubereitung.
